Onboarding od podstaw – czyli o czym warto pamiętać w pierwszych dniach pracownika?

Nie wiem jak bardzo zgodne jest to z aktualnymi trendami HR, ale lubię myśleć że onboarding zaczyna się już podczas procesu rekrutacyjnego. Moje doświadczenie pokazuje, że kandydaci, którzy czują się zaopiekowani i zadowoleni z rekrutacji, chętniej przyjmują ofertę pracy. Jeśli kandydat jest dostępny od zaraz mamy zdecydowanie mniej czasu na przygotowania, ale większą szansę, że się nie rozmyśli. Jeśli natomiast ma dłuższy okres wypowiedzenia warto zadbać o niego przez cały czas oczekiwania na rozpoczęcie pracy. Badania pokazują, że proces wdrożenia pracownika trwa ok 6-9 miesięcy. To dość długi czas, który warto zapamiętać i dobrze zorganizować.

Dzisiaj mam dla Was moje trzy sposoby na skuteczny onboarding w firmie! 🙂

1. Pierwsze wspólne chwile

Start w firmie przypomina mi trochę przyjęcie, na które mnie zaproszono i gdzie nikogo nie znam. To nie tylko nowa sytuacja, miejsce i ludzie, ale też ogrom stresu, różnorodnych emocji i lęków. Co sprawia, że czuję się dobrze na takiej imprezie?

– kolega u boku, czyli firmowy buddy

To bardzo ważna postać i często pomijana. Zdarza się też, że chociaż mamy taką osobę wyznaczoną to nie do końca rozumie ona swoją rolę i nie wie co ma robić.

Wróćmy jednak na imprezę: stoisz pod ścianą, nie zapamiętałeś nie tylko żadnej twarzy, ale też imion. Czujesz się niezręcznie i nie bardzo wiesz co do kogo możesz powiedzieć. Nie znasz też budynku, więc nie jesteś pewny gdzie możesz usiąść i czego się napić. Kiedy masz obok dobrego kolegę to możesz go o wszystko zapytać. Wprowadzi Cię w oficjalne i te mniej oficjalne informacje. Opowie Ci gdzie co jest i jak tam dotrzeć. Zręcznie przypomni Ci imiona kolegów i koleżanek oraz powie kilka słów na ich temat. Brzmi od razu lepiej prawda?

– pakiet najważniejszych informacji o firmie

Dla mnie to bardzo ułatwiający plik przy onboardingu. Można go przesłać mailem lub dołączyć do powitalnego prezentu w formie papierowej. Co tam powinno się znaleźć?

• Misja i wizja firmy oraz najważniejsze wartości.
• Kultura organizacyjna.
• Zarząd – funkcje i zdjęcia.
• Struktura organizacji.
• Pracownicy – niekoniecznie wszyscy, czasem wystarczy opis działu i najbliżsi współpracownicy.

2. Komunikacja

Brzmi jak coś oczywistego, ale to jeden z największych i chyba najczęstszych problemów w firmach. Powodów można mnożyć miliony, ale nawet najmniejsza zmiana na lepsze szybko zostanie zauważona. Dobrym sposobem na podnoszenie jakości komunikacji w firmie, jest sprawdzanie jej stanu corocznymi badaniami prowadzonymi przez działy HR wśród pracowników. Jak komunikacja przydaje się w procesie onboardingu?

–  spotkania indywidualne z działami

Czasem wystarczą tylko krótkie, 15 minutowe spotkania. Jeśli można je zorganizować stacjonarnie to sytuacja staje się prawie idealna. Spotkania nie muszą odbywać się z całym zespołem danego działu. Sam manager lub team leader w zupełności wystarczy. Nowa osoba łatwiej zapamięta współpracownika, ale też poczuje się ważną częścią firmy i szybciej zrozumienie najważniejsze cele organizacji. Tutaj warto szczególnie zadbać o spotkanie z działem HR oraz przełożonym, po miesiącu i trzech miesiącach współpracy. Ja jestem zwolenniczką oddzielnych spotkań, aby można było potem porównać zebrane informacje i wprowadzić ewentualne zmiany.

– maile powitalne i wspólne przerwy

To pierwsze wymaga dobrego procesu, a to drugie bardzo dobrej organizacji. Maile można zaplanować i zamienić w sprawnie działający proces. Ze wspólnym czasem jest znacznie trudniej. Nie każdy jest kontaktowy i nie każdy pracuje na miejscu. Jeśli jednak okres wdrożenia jest w firmie a nie zdalnie warto przypilnować, żeby nowy pracownik nie był zostawiony sam sobie. Jeśli dobrze to zorganizujemy i zakomunikujemy współpracownikom, to więcej osób zaangażuje się w poznanie nowej osoby i zadbanie o jej komfort.

3. Organizacja

To część, którą uwielbiam i bardzo doceniam. Szczególnie sprawdza się u mnie przy współpracy z managerami i dyrektorami, którym w dobrym wdrożeniu pracownika przeszkadza najczęściej nadmiar obowiązków. Jaki mam na to sposób?

– spisany proces

Nie mam na myśli obszernych i długich regulaminów, ale raczej krótki i konkretny proces. To zbiór zadań do zrobienia przez okres 6-9 miesięcy w procesie wdrożenia. Staram się mieć oddzielny proces dla każdego działu bo to znacznie ułatwia pracę. Zanim nowy pracownik dołączy do organizacji, wysyłam go przełożonemu nowej osoby,  żebyśmy mieli wspólną koncepcję. Jest to też czas na ewentualne zmiany lub moje wsparcie jeśli będzie taka potrzeba.

– lista „to do”

Uwielbiam w każdej postaci. Tutaj mam taką listę dla siebie, nowej osoby oraz przełożonego. Dzięki temu każdy wie co ma robić i łatwo sprawdzić czy się o czymś nie zapomniało. Dzięki aktywnej pracy na takich listach – znacznie częściej mogę je aktualizować i dostosowywać do organizacji i potrzeb pracowników.

Powodzenia w onboardingu! 🙂

Po więcej zapraszam tutaj.